Как утилизировать документы на предприятии?

С введением в эксплуатацию электронных носителей данных число бумажной документации на самом деле не уменьшилось. В некоторых странах, наоборот, стало больше физических документов. Например, в европейских странах и США до сих пор принято пользоваться бумажными договорами, соглашениями.
Так как же правильно утилизировать документы на предприятии, чтобы не вредить природе?

Особенности утилизации офисной бумаги

В быту бумага утилизируется быстро. Достаточно выбросить ее в мусорное ведро или отнести на специальные пункты утилизации.
Однако данный метод избавления от документов не подходит для офисов.
В чем заключается особенность утилизации офисных бумаг?

• Избавляться от старых приказов и бухгалтерских документов можно только после истечения их срока, установленного правительством.
• Утилизация договоров, соглашений происходит постепенно. Это связано с тем, что все документы не сразу утрачивают ценность для компании.

Устранить проблему утилизации бумажных носителей получится только при переходе на электронное ведение документов. Это отличный способ показать сотрудникам и клиентам то, как компания заботится о природе.
Для организации переход к электронной документации — это дополнительная экономия. Не нужно тратиться на покупку канцелярии и бумаги, а затем доплачивать за ее корректную утилизацию.
К тому же, не нужно будет закупать оргтехнику: шейдеры, принтеры, копировальные аппараты.

Документация с истекшим сроком годности

Для утилизации бумаги компания обязана соблюдать определенный порядок действий:

1. Приказ. Руководитель должен выпустить приказ о необходимости избавления от документов. Если пренебречь данным приказом, то отсутствием определенных документов может быть заинтересована надзорная организация, что приведет к штрафам.
2. Распределение документов по ценности. Ценность документации определяется при помощи рекомендаций от действующего законодательства.
   Также определение ценности бумаг зависит от ее практичности и информативности.
3. Фильтрация документов. Избавляться нужно от документов, у которых истек срок хранения.  
4. Составление перечня документов на уничтожение. В этот перечень входят неценные документы и бумаги с истекшим сроком хранения.
5. Уничтожение офисных бумаг.

Если документы не обладают конфиденциальной информацией или коммерческой тайной их можно передать в макулатуру. 

Специальные документы

Архивная документация обязательно проверяется специальной комиссией. Члены комиссии занимаются поиском документов с истекшим сроком хранения или с определенной формой собственности.
Есть документы, которые нельзя утилизировать. Они не имеют срока годности.

При нахождении секретных офисных бумаг создается специальный акт. В этом акте перечисляются документы, которые подлежат утилизации.
Секретная документация уничтожается в помещении без доступа посторонним лицам.

Методы уничтожения документов

Шредер — это специальный аппарат, который измельчает бумагу.
Шредирование подходит для уничтожения несекретной документации. Если документы имеют конфиденциальный гриф, то от них избавляются при помощи печей с высокой температурой. Аналогично уничтожаются другие секретные носители информации: диски, флешки.

Штатной документации с истекшим сроком может быть довольно много. В таком случае метод шредирования не подойдет. Необходимо организовывать выездную утилизацию.

03 марта 2025