Что делать с бумажными архивами с истекшим сроком хранения и почему нельзя их выкидывать?

Необходимость правильной утилизации документов и архивов становится более актуальной в веке информационных технологий. Правильный подход к обращению с документацией не только обеспечивает конфиденциальность ваших данных, но также позволяет активно заботиться об окружающей среде и соблюдать нормы регулирования отходов.

Бумажный документооборот, который сопровождает любую организацию, приводит к накоплению архивов. Чем больше компания и активнее ее деятельность, тем больше пространства занимают бумажные документы: бухгалтерская отчетность, приказы, договоры, документы по кадровому учету и др.

Каждый из этих документов имеет определенный срок хранения. Например, бухгалтерские документы, договоры, налоговая отчетность, оборотные ведомости, акты и аналогичные материалы требуется хранить в организации не менее 5 лет. По прошествии этого срока можно избавиться от бумажного хлама, но важно соблюдать определенный порядок.

Неправильная утилизация документов и архивов может иметь негативные последствия. Потеря конфиденциальных данных может привести к утечкам информации и серьезным правовым последствиям для вашей компании или организации. Более того, бездумное выбрасывание бумаг может привести к негативному воздействию на окружающую среду, создавая излишние отходы.

Существуют различные методы утилизации архивов, которые помогут вам справиться с этой задачей безопасно и экологически.

• Метод термической обработки: компании предлагают услуги по уничтожению документов с помощью сжигания. Для этого используется специализированное оборудование для уничтожения бумаг, гарантируя полную защиту и конфиденциальность данных.
• Цифровая архивация: преобразование бумажных документов в цифровой формат позволяет сэкономить пространство и облегчить доступ к информации. Это снижает потребность в физическом хранении и упрощает процесс поиска нужных документов.
• Химический метод: обработка химическими реагентами бумажного архива с истекшим сроком обязательного хранения. Во время обработки растворами бумага расщепляется на маленькие волокна целлюлозы. Вторичная целлюлоза является ценным сырьем для производства различных изделий.

Простое выбрасывание или уничтожение документов недопустимо. Необходимо провести процедуру утилизации с соблюдением правил обращения с бумагами, содержащими конфиденциальную информацию, личные данные и прочие секретные сведения. Нарушение требований законодательства по хранению документов влечет административное наказание (в соответствии со статьей 13.25 КоАП РФ). Для юридических лиц размер штрафа может достигать 300 000 рублей.

Таким образом, правильная утилизация становится неотъемлемой частью эффективной работы организации. Обратившись к сертифицированным компаниям, которые предлагают услуги по уничтожению документов, вы можете быть уверены в безопасности и конфиденциальности ваших данных, а также в соблюдении требований законодательства.

Например, Агентство «Ртутная безопасность» утилизирует бумажные архивы с истекшим сроком обязательного хранения термическим методом, а также при запросе заказчика может организовать нахождение сотрудников компании или же предоставит запись на видео процесса уничтожения документов. Помните, что правильное отношение к вашим архивам и документам поможет вам избежать неприятностей и сохранить репутацию вашей организации.

Не забывайте, что забота о безопасной утилизации документов - это не только обязательство перед законом, но и ответственность перед будущим поколением и окружающей средой.

Выбирайте правильные методы утилизации архивов и помогайте создавать устойчивое будущее!

10 ноября 2023

Новости